Дефектная ведомость (дефектный акт)

Дефектная ведомость на ремонт системы отопления

Когда составляется

В дефектной ведомости на ремонт отопления специалистом выявляется содержание и объем неполадок, подлежащих устранению в ходе капитального ремонта систем отопления.

Данный документ составляется, только если необходим капитальный ремонт отопительных систем. Текущий и аварийный ремонты составления дефектной ведомости не требуют. Как правило, подобный ремонт по логичным причинам производят вне времени отопительного сезона.

Законодательные требования

Как и другие виды дефектных ведомостей, документ, регламентирующий будущий ремонт отопления, не имеет единого стандарта по оформлению. Более подробное составление часто избавляет от многих проблем и недопониманий. Чтобы дефектная ведомость имела юридическую силу как первичный учетный документ, в ней обязательно должны присутствовать такие важные моменты:

• название: «Дефектная ведомость»;
• дата заполнения ведомости;
• наименование организации, от имени которой составляется документ;
• операция, которую нужно будет произвести;
• единицы измерения этой операции (объем будущих работ);
• лицо, ответственное за исполнение (его должность и личная подпись).

ВАЖНО! Дефектная ведомость должна быть составлена перед или во время производимого ремонта. Если это затруднительно, документ нужно оформить сразу по завершении работы

Ошибки оформления

Помимо отсутствия одного или нескольких из указанных реквизитов, недействительной ведомость могут сделать следующие недочеты:

• исправления, подчистка, корректировка данных – в дефектной ведомости они недопустимы так же, как в любых финансовых документах);
• исключительно электронная форма – первичная документация должна существовать на бумажном носителе.

Генеральный директор
ООО «Сантех-Профи»
/Кусторелов / Р.О.Кусторелов
12 июля 2017 года

Дефектная ведомость № 45/18
на капитальный ремонт системы отопления левого крыла здания

Наименование объекта: Дом Культуры железнодорожников

Адрес: г. Новгород, ул. Лесоводская, д. 1

Главный инженер /Погорельский/ А.С.Погорельский
Сварщик-сантехник /Курослепов/ Д.С. Курослепов

Дефектная ведомость на ремонт (дефектный акт).

Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи  9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.

В частности:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Указанные положения также должны быть применены при разработке в орагнизации собственной формы дефектной ведомости.

Структура бланка ведомости

Рассмотрим структуру обсуждаемого документа, а также ознакомимся с образцом дефектной ведомости.

В документе могут быть указаны:

Подпишитесь на рассылку

1. Общие реквизиты хозяйствующего субъекта (наименование, адрес, ИНН, КПП).
2. Отметка об утверждении руководителем.
3. Наименование документа, его номер, дата составления.
4. Перечни сотрудников предприятия, составивших ведомость (как вариант, они могут входить в состав комиссии, специально сформированной в целях осмотра материальных активов на предмет выявления дефектов).
5. Сведения об осмотренных объектах материальных активах.
6. Сведения о выявленных дефектах.
7. Квалификация дефектов с точки зрения их допустимости, признания устранимыми или неустранимыми.
8. Заключение работников, которые провели осмотр актива, об оптимальном способе его дальнейшего использования, исходя из квалификации обнаруженных дефектов.

Документ заверяется каждым из этих работников. Также свою подпись может поставить главный бухгалтер предприятия.

***

На основании дефектовочной ведомости на предприятии издаются нормативы о проведении ремонта или списании тех или иных материальных активов. Целесообразность ремонта или списания аргументируется теми сведениями, что отражены в дефектовке и подтверждены комиссией.

***

Уверены, вам будет интересно ознакомиться и с другими материалами, которые мы написали специально для нашего .

Что такое дефектная ведомость

Людям в жизни часто приходится сталкиваться с разными поломками, изъянами, дефектами или откровенным браком, обнаруженным в процессе приобретения или использования материальных ценностей. Для исправления выявленных недостатков необходимо осуществить определенный комплекс мероприятий, связанный с проведением восстановительных (ремонтных) работ. Для этих целей составляется специальный документ, который получил название «дефектная ведомость». Он позволяет подсчитать и заранее учесть расходы, которые надо будет затратить на ремонт, чтобы вернуть материальным ценностям их первоначальный вид и характеристики.

В условиях производства такие мероприятия проводятся целенаправленно. Предварительно отдельным приказом назначается комиссия, которая впоследствии будет оценивать объем ремонтных работ. В нее обязательно должны входить представители:

• бухгалтерии;
• подразделения по эксплуатации оборудования;
• службы по наладке и ремонту.

Дефектная ведомость составляется после визуального осмотра. Она должна содержать в себе информацию, которая позволит ответить на три основных вопроса:

1) Наименование обследуемого объекта. Это в большей степени относится к бухгалтеру, так как именно он владеет полной информацией обо всех объектах, находящихся на балансе данного предприятия.

2) Выявление неисправностей и определение причин их появления. Здесь свое слово должен сказать специалист по обслуживанию оборудования.

3) Перечислить все виды работ, которые необходимо выполнить для восстановления работоспособности объекта (узла). Эту информацию предоставит работник ремонтного участка.

На основании полученных сведений формируется дефектная ведомость. Этот документ не имеет строго регламентированного образца. Каждое отдельно взятое предприятие самостоятельно разрабатывает такой бланк и утверждает его отдельным приказом. Готовый документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден либо руководителем предприятия, либо уполномоченным лицом от администрации, в ведении которого находится этот объект. В дальнейшем дефектная ведомость используется для составления сметы на проведение ремонтных и восстановительных работ.

Для чего нужна дефектная ведомость

До ответа на вопрос, как составить дефектную ведомость, рассмотрим ее предназначение. Дефектная ведомость — это документ, в котором отражаются изъяны, дефекты, брак, недостатки оборудования, расходных материалов, товара, результата производственной деятельности и иных материальных ценностей (далее — МЦ). Также она может быть использована при приемке работ или товаров потребителем, обнаружившим в них определенные недостатки.

Все это необходимо:

• для обоснования причин списания тех или иных МЦ;
• обоснования возникновения расходов у организации, связанных с ремонтом, восстановлением или заменой МЦ, указанных в такой ведомости (в т. ч. для целей налогообложения);
• целей бухгалтерского учета на предприятии;
• общего учета МЦ на предприятии после инвентаризации (см. статью Образец акта инвентаризации товарно-материальных ценностей>);
• планирования финансово-экономической и инвестиционной политики предприятия (например, для составления смет на ремонт, закупку оборудования и пр.) и т. д.

Кроме того, дефектная ведомость, составленная и оформленная надлежащим образом, может быть использована в суде как вещественное доказательство. Сама по себе такая ведомость не всегда может послужить в качестве доказательства, зачастую помимо нее требуются также иные документы (в т. ч. акт осмотра, смета восстановительных работ, акты приема выполненных работ и т. д.).

Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта

В большинстве случаев актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется собственными работниками назначенными руководителем и по этой причине наиболее удобен для внутреннего документа оборота. Вместе документы считаются отчетом комиссии о произведенном обследовании здания.

Что такое дефектная ведомость?

Дефектная ведомость – это сопроводительная бумага, которая фиксирует характер выявляемых повреждений. Так, в бумагу уместно вносить такие сведения:

• название и тип оборудования, либо материалов, относительно которых были выявлены недочеты;
• конкретизация выявленных дефектов;
• способы устранения обнаруженных неполадок.

В дальнейшем именно дефектовочная ведомость является базой для формирования сметы и предоставления финансов конкретному подразделению на ремонт поломанного объекта. Своевременный ремонт оборудования позволит повысить производительность на фирме, избежать возможных случаев угрозы здоровью персонала ввиду неисправности техники и в целом сократить дальнейшие затраты на приобретение новых основных средств.

Следует отметить, что дефектная ведомость – это не повсеместно используемый документ. Практика демонстрирует, что он зачастую применяется в больших компаниях, где сосредоточено множество подразделений и сотрудников, а также большое количество основных средств и материалов.

Должно ли учреждение составлять дефектные акты при проведении текущего ремонта здания?

Вопрос аудитору

Нужно ли составлять дефектные акты при проведении текущего ремонта в школе? Кто утверждает Положение о проведении текущего ремонта в школе?

Законодательство не содержит требования о составлении дефектного акта. Он не является первичным документом,
применяемым в целях бухгалтерского (бюджетного) учета. В приложениях к приказу Минфина России
от 30.03.2015 № 52н дефектный акт не упоминается.

Для классификации ремонтных работ до сих пор применяются Ведомственные строительные нормы ВСН 58-88 (р), утв. приказом Госкомархитектуры
от 23.11.1988 № 312 (далее – ВСН 58-88 (р).

Согласно пп. 4.1, 4.2 ВСН
58-88 (р) текущий ремонт должен проводиться с периодичностью, обеспечивающей
эффективную эксплуатацию здания или объекта с момента завершения его
строительства (капитального ремонта) до момента постановки на очередной
капитальный ремонт (реконструкцию).

Текущий ремонт должен
выполняться по пятилетним (с распределением заданий по годам) и годовым планам.
Годовые планы (с распределением заданий по кварталам) должны составляться в
уточнение пятилетних с учетом результатов осмотров, разработанной
сметно-технической документации на текущий ремонт, мероприятий по подготовке
зданий и объектов к эксплуатации в сезонных условиях.

Таким образом, проведению ремонтных работ должен предшествовать осмотр зданий.
Результаты осмотра фиксируются документально. С этой целью составляется
дефектная ведомость, акт о выявленных дефектах или подобный документ. Они
служат для обоснования необходимости ремонтных работ.

Унифицированной формы дефектной ведомости (акта о выявленных дефектах) нет. Учреждению необходимо
разработать и утвердить ее самостоятельно. За основу можно взять форму акта о
выявленных дефектах оборудования типовой межотраслевой
формы ОС-16, утвержденную
постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 № 7. Наличие такого документа
будет веским аргументом в случае претензий со стороны проверяющих относительно
целесообразности и размеров расходов на ремонт.

На основании дефектной ведомости (дефектного акта) составляется
смета ремонтных работ (отражает перечень работ, необходимых материалов, а также
стоимость работ подрядчика при необходимости).

Положение о проведении текущего ремонта может быть
утверждено главным распорядителем бюджетных средств (учредителем) для всех
подведомственных учреждений. Этим документом может закрепляться обязательное
составление дефектного акта для обоснования ремонта (конкретный перечень
документов, необходимых для проведения ремонтных работ). Если такого положения
нет, оно разрабатывается на уровне учреждения специалистами, обладающими
необходимой квалификацией, и утверждается руководителем учреждения.

Кем составляется

Для того, чтобы произвести данную процедуру и составить дефектную ведомость на любом предприятии, требуется целенаправленно установить приказ о её назначении. Для того, чтобы её заполнить, предприниматель вместе со своими помощниками формирует комиссию, выбирая определённых работников. Руководитель выдаёт специальный указ о таком назначении.

Эта комиссия обязана совершить проверку помещений, выясняя масштаб необходимых работ. В неё должны входить такие представители:

• руководитель ремонтной службы;
• главный бухгалтер организации;
• человек, который представляет подразделение, отвечающее за эксплуатацию различного оборудования.

Если же составить комиссию невозможно по причине отсутствия представителей данных подразделений (или самих подразделений), то в процесс формирования руководитель обязан включить стороннее предприятие.

В данный состав включаются люди, имеющие соответствующие полномочия, и в обязательном порядке представитель своей бухгалтерии.

Основные вопросы

Дефектная ведомость должна отразить ряд моментов. В частности, в ней указывается:

1. Объект, подлежащий осмотру. Необходимо его идентифицировать, описать. В составлении этой части акта участвует бухгалтер. Он указывает инвентарный номер объекта, сведения из технической документации (номер техпаспорта, ПТС, кадастровый номер).
2. Причина, по которой материальная ценность требует ремонта. В этой части акта указываются появившиеся и возможные недостатки объекта, если своевременно не провести необходимые работы. Эти сведения вносят представители эксплуатационного подразделения. Им известны техрегламенты, в соответствии с которыми необходимо проводить плановые ремонтные мероприятия в установленные сроки. Эти лица описывают аварийную ситуацию, непосредственно суть поломки.
3. Характер мероприятий, в результате которых недостатки будут устранены. В этой части приводится непосредственное описание ремонта. В частности, указывается, какие именно детали необходимо приобрести или какие произвести работы. Правильно составить описание мероприятий может представитель ремонтного подразделения либо подрядчик.

В чем заключается значение дефектной ведомости

Для вас, как стороны, пострадавшей из-за легкомысленности или отношения, не отличающегося добросовестностью, со стороны строителей, она предоставляет шанс исправить все недочёты, которые были обнаружены при осмотре ваших жилых помещений абсолютно безвозмездно для вас

И это вполне справедливо, поскольку вы не обязаны расплачиваться за то, что другие люди совершают ошибочные действия, причём неважно, по незнанию или умышленно. В чём смысл данного документа для застройщиков? Прежде всего, следует уточнить, что речь будет вестись только о законопослушных и отличающихся добросовестностью девелоперах

1. В первую очередь, выявление дефектов и недоделок позволяет этим застройщикам проанализировать вероятные причины, из-за которых они могут появляться, и, соответственно, придумать меры, способствующие недопущению их повторного возникновения, что в итоге благотворно сказывается на финансовом состоянии компании. Дело в том, что устранение недочётов требует средств, которые девелопер изымает со своих счетов, иными словами, теряет их.
2. Во вторую очередь, она очень помогает застройщику не переплачивать излишние налоги, поскольку наличие бланка дефектной ведомости, составленного в установленной форме, позволит доказать служащим из налоговых органов, что финансовые средства не скрываются от их пристального взора, а были истрачены на ремонт помещений в построенных многоэтажках.
3. В третью очередь, с помощью этого документа застройщик может определить, что нужно сделать с принадлежащим ему объектом недвижимости: ремонт или же основательную модернизацию. Необходимость подобного шага часто возникает при очень плохом качестве постройки. Решение руководящими лицами принимается на основе финансовых показателей: если денежная сумма, требующаяся на работы, незначительна по величине, то будет осуществляться ремонт согласно дефектной ведомости, в противном случае потребуется модернизация, которую проводить достаточно хлопотно из-за массы необходимых согласований с представителями уполномоченных органов государства.